O controle de caixa é o hábito de anotar tudo o que entra e tudo o que sai do seu negócio e, no fim do dia, conferir se o dinheiro que sobrou bate com essas anotações. Parece simples, e é mesmo: o segredo está em fazer todo dia, sem pular, inclusive nos dias corridos.
Se hoje o seu sistema é um caderninho, uma pilha de comprovantes ou só a memória, tudo bem: muita gente começa assim. O problema aparece no fim do mês, quando aquele valor que parecia sobrar simplesmente não está lá.
A seguir, você vai ver como montar o seu controle de caixa do zero, qual ferramenta usar, como fechar o caixa do dia e como saber se a conta fecha certo. Bora colocar na ponta do lápis?
Para que serve o controle de caixa no seu negócio?
O controle de caixa serve para mostrar quanto dinheiro o seu negócio tem de verdade e para onde ele está indo. Com essa informação na mão, fica mais fácil decidir desde a compra do estoque até o desconto para quem paga à vista. Veja os ganhos mais diretos:
- Saber quanto você tem de verdade: o dinheiro na gaveta e o saldo na conta deixam de ser surpresa, porque você sabe de onde veio cada valor;
- Pegar erro no mesmo dia: um troco errado ou uma venda esquecida é fácil de lembrar hoje, mas quase impossível de rastrear daqui a três semanas;
- Separar o que é lucro do que já está comprometido: parte do que entrou tem destino certo, como o fornecedor da semana que vem ou o DAS, boleto mensal que reúne os impostos do MEI;
- Decidir a compra de estoque com segurança: quando o fornecedor faz promoção à vista, você sabe na hora se dá para aproveitar sem apertar o caixa;
- Ter números prontos para o MEI: o registro diário vira a base do relatório mensal de faturamento e mostra se você está chegando perto do limite de faturamento do MEI.
Sem esse acompanhamento, o problema costuma aparecer só quando falta dinheiro para pagar alguma coisa. Aí o prejuízo já aconteceu, e descobrir a causa fica bem mais difícil.
Qual a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa?
A diferença é que o controle de caixa olha para o dinheiro de hoje, enquanto o fluxo de caixa olha para o dinheiro que ainda vai entrar e sair nas próximas semanas e meses. Os dois se completam: sem anotar o dia a dia, não existe base confiável para fazer previsão nenhuma.
| Critério | Controle de caixa | Fluxo de caixa |
| Pergunta que responde | Quanto eu tenho agora e se a conta de hoje bate | Quanto vou ter nas próximas semanas e meses |
| Período | Diário, ou a cada turno | Semanal, mensal ou maior |
| Para que serve | Conferir dinheiro, achar erro e evitar sumiço | Planejar compras, contas e épocas de baixa |
| Base dos números | O que já aconteceu | O que já aconteceu + o que está previsto |
Depois de algumas semanas anotando tudo, você vai ter um histórico dos dias de mais movimento e dos gastos que se repetem, e é esse histórico que torna o fluxo de caixa possível.
Como fazer o controle de caixa do meu negócio?
Para fazer o controle de caixa do seu negócio, você separa o dinheiro da empresa do dinheiro de casa, anota o saldo inicial, registra cada entrada e cada saída, guarda os comprovantes e confere tudo diariamente. Cada passo vem explicado a seguir, do jeito que funciona para quem vende sozinho.
1. Separe o dinheiro do negócio do dinheiro de casa
O primeiro passo, e o mais importante, é parar de misturar as contas. Quando a venda do dia paga o mercado de casa e a luz do negócio sai do seu salário, nenhuma anotação faz sentido, porque, no fim do dia, não dá para saber o que foi do negócio e o que foi de casa. Por isso, vale ter uma conta usada só para o negócio, como uma conta PJ para MEI.
Separe também o dinheiro físico. Uma gaveta, uma pochete ou uma caixinha só para as vendas já ajuda bastante, principalmente quem trabalha em feira, na rua ou atende em casa.
2. Comece o dia com o saldo inicial anotado
Antes da primeira venda, conte o dinheiro da gaveta e anote o valor. Em geral, é o fundo de troco, aquele dinheiro separado só para dar troco ao cliente, e ele é o ponto de partida da conta do dia.
Sem esse número, a conferência da noite vira chute: se você não sabe com quanto começou, também não sabe se terminou com o valor certo. Anote sempre no mesmo lugar, seja no caderno, na planilha ou no aplicativo.
3. Anote toda entrada, separando por forma de pagamento
Cada venda precisa ser registrada com valor e forma de pagamento: dinheiro, Pix, débito, crédito ou fiado. Essa separação faz diferença na hora de fechar, porque cada tipo é conferido em um lugar diferente.
O dinheiro em espécie você confere na gaveta. O Pix e o cartão aparecem no extrato da conta ou no aplicativo da maquininha. E o fiado ainda nem entrou no caixa, então precisa de uma lista à parte, com nome, valor e data combinada.
4. Anote toda saída, até a retirada para o lanche
As saídas incluem mercadoria, embalagem, transporte, taxas e qualquer conta do negócio paga com o dinheiro do caixa. Também entram as retiradas para uso pessoal, até a nota de R$ 20 do almoço, que é a grande vilã das contas que não fecham.
Uma saída merece atenção especial: o seu salário. Em vez de tirar um pouco todo dia, defina um pró-labore, a quantia fixa que você retira do negócio como pagamento pelo seu trabalho e faça a retirada em data certa. Esse é um dos pilares da gestão financeira para MEI, porque transforma retirada solta em gasto previsível.
5. Guarde comprovantes e notas
Os comprovantes da maquininha, os prints de Pix e as notas fiscais de compra são a prova do que você anotou. Guarde tudo organizado por dia ou por mês, numa pasta física ou em álbuns de fotos no celular.
Além de facilitar a conferência, isso deixa tudo pronto caso algum documento seja exigido numa fiscalização, o que vale especialmente para quem é MEI.
6. Confira todo dia, no mesmo horário
Escolha um horário fixo para conferir, como logo depois de fechar as portas. Quanto mais tempo passa, mais difícil fica lembrar o que aconteceu, e o caderno vira aquilo que só se abre quando o calo aperta.
Qual a melhor forma de controlar entradas e saídas?
A melhor forma de controlar entradas e saídas é aquela que você consegue manter todos os dias. Para quem está começando, pode ser um caderno; para quem já vende bastante, uma planilha ou um app evita erro de soma e economiza tempo. Compare as opções:
| Opção | Custo | Esforço diário | Risco de erro | Para quem combina |
| Caderno | Quase zero | Médio: anotar e somar à mão | Alto: conta errada e folha perdida | Quem vende pouco e quer começar hoje |
| Planilha | Gratuita | Médio: lançar os valores | Médio: fórmula apagada sem querer | Quem tem computador ou celular e gosta de ver números |
| App da maquininha ou da conta | Gratuito no uso | Baixo: cartão e Pix aparecem sozinhos | Baixo nas vendas digitais | Quem recebe muito em cartão e Pix |
Se quiser um modelo pronto, o Sebrae disponibiliza uma ferramenta de controle diário de caixa com orientação de uso. Mas o que garante o resultado não é a ferramenta: é anotar todo dia, inclusive nos dias de pouca venda.
Na hora de registrar as saídas, use sempre as mesmas categorias, para conseguir comparar um mês com o outro:
- Mercadoria e matéria-prima: o que você compra para produzir ou revender;
- Embalagens e materiais: sacola, caixa, etiqueta;
- Transporte e entrega: combustível, aplicativo de entrega, passagem;
- Contas do negócio: aluguel do ponto, luz, internet, gás;
- Taxas e impostos: as taxas da maquininha e o DAS;
- Retiradas pessoais: o pró-labore e qualquer dinheiro para uso próprio.
Com as saídas organizadas assim, você enxerga quanto cada venda custa de verdade, e essa informação ajuda a precificar um produto sem trabalhar no prejuízo.
Como fechar o caixa do dia?
Para fechar o caixa do dia, siga os passos a seguir:
- Encerre as vendas e junte os comprovantes: finalize a última venda antes de começar, para nenhum valor entrar no meio da contagem, e reúna os comprovantes do dia, as notas de compra e a lista de fiado;
- Conte o dinheiro em espécie duas vezes: separe as cédulas por valor, depois as moedas, some tudo e conte de novo. A segunda contagem evita a maior parte das diferenças falsas, como a nota de R$ 50 grudada em outra;
- Confira Pix e cartão no aplicativo ou no extrato: essas vendas não ficam na gaveta. No aplicativo do Ton, elas aparecem em “Minhas vendas”. Some os valores do dia e compare com o que você anotou;
- Calcule o saldo esperado e compare com o que contou: se os dois números baterem, o dia fechou certo;
- Separe o troco de amanhã e guarde o resto: deixe na gaveta só o fundo de troco do dia seguinte e guarde o restante em local seguro ou deposite na conta do negócio. Anote quanto ficou, porque esse será o saldo inicial de amanhã.
Como calcular o saldo esperado?
O saldo esperado é quanto dinheiro deveria estar na gaveta no fim do dia. Para chegar nesse número:
- Comece pelo saldo inicial, que é o fundo de troco com que você abriu o dia;
- Some as vendas em dinheiro e qualquer reforço de troco que tenha entrado;
- Subtraia as saídas pagas em dinheiro, como a compra de última hora no mercado;
- Subtraia as retiradas, inclusive as de uso pessoal.
Veja um exemplo: você abriu o dia com R$ 100 de troco, vendeu R$ 420 em dinheiro, comprou R$ 30 de gelo com dinheiro da gaveta e tirou R$ 50 para o almoço. O saldo esperado é de R$ 440. Se você contou R$ 430, há uma falta de R$ 10.
Nessa hora, o importante é não “ajeitar” o número para a conta bater. Uma diferença registrada ajuda a encontrar o padrão do erro depois; uma diferença escondida volta a aparecer, quase sempre maior.
Se você usa o recebimento no mesmo dia do Ton, o dinheiro das vendas no cartão cai na conta no próprio dia. Assim, o valor do aplicativo e o saldo disponível andam juntos, e a conferência fica ainda mais simples.
Como saber se meu caixa fecha certo?
O seu caixa fecha certo quando duas conferências batem ao mesmo tempo: o dinheiro contado na gaveta é igual ao saldo esperado, e a soma das vendas no Pix e no cartão no aplicativo é igual ao que você anotou para essas formas de pagamento.
Diferença pequena e rara acontece em qualquer negócio. O sinal de alerta é a diferença que se repete, sempre para o mesmo lado ou sempre no mesmo dia da semana.
Quando sobra ou falta dinheiro, você está diante de uma quebra de caixa, que é a diferença entre o valor que deveria estar lá e o valor contado. Reconte tudo com calma e revise os trocos, as vendas canceladas e as retiradas sem anotação.
Se a diferença continuar, registre o valor e siga em frente. Evite cobrir a falta com dinheiro do próprio bolso e evite “sumir” com a sobra, porque os dois hábitos escondem a causa real, como um troco dado a menos ou uma saída anotada em dobro.
Como o controle de caixa ajuda o MEI com o relatório mensal?
O controle de caixa ajuda o MEI porque entrega, pronto, o número que vai no Relatório Mensal de Receitas Brutas. Segundo o Portal do Empreendedor, esse relatório é uma obrigação prevista em lei para quem se formaliza como MEI, mesmo não sendo entregue a nenhum órgão.
De acordo com o mesmo portal, o relatório deve ser preenchido até o dia 20 do mês seguinte às vendas e guardado, junto com as notas fiscais de compra e venda, por no mínimo 5 anos. Além disso, a soma dos relatórios do ano facilita a Declaração Anual de Faturamento (DASN-SIMEI), aquela que o MEI envia todo ano.
Na rotina, quem anota as vendas diariamente só precisa somar o mês para preencher o relatório e ainda percebe cedo se está perto do teto, evitando o desenquadramento (quando o MEI passa do limite e muda de categoria). Em caso de dúvida sobre obrigações e prazos, consulte o Portal do Empreendedor ou um contador.
Como o app do Ton ajuda no controle de caixa?
O aplicativo do Ton, marca de maquininha e conta digital para autônomos e microempreendedores, reúne em um só lugar as vendas no cartão, a conta do negócio e as obrigações do MEI. Assim, sobra para você anotar basicamente o dinheiro em espécie e as saídas:
- Aviso a cada movimentação: você recebe notificação no celular quando entra ou sai dinheiro, então acompanha o caixa sem precisar abrir o extrato toda hora;
- Conta para o negócio: a Conta Ton é gratuita, abre com CPF ou CNPJ e tem Pix ilimitado sem tarifa, pagamento de contas, recarga de celular e cartão sem anuidade para as compras da empresa;
- Prazo de recebimento que você escolhe: dá para receber em até 1 minuto ou em prazos maiores, com taxa menor, conforme o que o seu caixa pede;
- Área MEI: dentro da Conta Ton, ela gera e paga o DAS-MEI e mostra os seus benefícios, sem custo;
- Baú do Ton: o que sobra no fim do mês rende 100% do CDI em vez de ficar parado, separado do dinheiro do dia a dia.
A maquininha Ton também funciona sem aluguel e sem mensalidade: você paga uma adesão uma vez pelo equipamento em comodato, ou seja, usa a maquininha com garantia, mas ela continua sendo do Ton. É uma conta fixa a menos para anotar todo mês. E, se você ainda não tem maquininha, o TapTon transforma o seu celular em uma, sem comprar equipamento.
Abra já sua conta Ton e separe o dinheiro do seu negócio desde a primeira venda!
Perguntas frequentes sobre controle de caixa
Com que frequência devo fazer o controle de caixa?
O controle de caixa deve ser feito todos os dias, com as anotações no momento de cada venda e a conferência no fim do expediente. Se mais de uma pessoa mexe no dinheiro, vale conferir também a cada troca de turno.
O que é sangria de caixa?
A sangria de caixa é a retirada de parte do dinheiro da gaveta durante o dia, geralmente para guardar em local seguro ou depositar na conta. Ela é saudável, desde que seja anotada na hora com valor e motivo; sem esse registro, o fechamento acusa uma falta que, na verdade, não existe.
Dá para fazer controle de caixa pelo celular?
Sim. Você pode fazer o controle de caixa pelo celular usando uma planilha, um aplicativo de anotações ou o app da sua maquininha e da sua conta. Assim, fica mais fácil registrar cada venda e saída no momento em que acontecem e manter as finanças do negócio organizadas.
Quem vende só no Pix e no cartão precisa fazer controle de caixa?
Quem vende só no Pix e no cartão também precisa fazer controle de caixa, mesmo sem gaveta de dinheiro. Nesse caso, a conferência compara o que você vendeu com o que aparece no app e no extrato, e as saídas continuam sendo anotadas, porque mostram se o negócio dá lucro.
O que é fundo de troco?
O fundo de troco é a quantia fixa em dinheiro que fica no caixa, no começo do dia, só para dar troco. Ele não é lucro nem venda, por isso entra na conta como saldo inicial e é separado de novo no fechamento.
